Consejos de buena praxis

Utilice un asunto específico que no parezca un spam.
Describa el asunto de su correo electrónico. Sea Concreto, directo y por supuesto, nunca deje el mensaje en blanco. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 13 de mayo.

Evite usar TODAS LETRAS MAYÚSCULAS e interjecciones (!!!).

Use texto simple que no sea HTML.
Si usa un código HTML, asegúrese de hacerlo correctamente.

Evite el uso de múltiples “fordwards”.
Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su emisor y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie. Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un desarrollador web a su cliente puede ser: Asunto: Presupuesto web. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre los extras. La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Presupuesto web y extras. Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su carpeta de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Cuide le redacción y la ortografía
Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse. Con el uso masivo de teléfonos móviles y ‘smartphones’, la gente tiende a escribir en todos los formatos como si le cobrasen por letra. Un e-mail no es un SMS.

Es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por nuestra ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes. Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Uso adecuado del “Para”, “CC” y “CCO”.
No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa innecesariamente los recursos de la red y de su servidor de internet.

Evidentemente el uso de “Para” y “CC” es recomendable para envíos en los que los destinatarios se conocen y en aquellos casos en los que se desea diferenciar quién es el destinatario y quiénes están en copia simplemente para su conocimiento. Si envía un correo a una larga lista de personas en el campo “Para” puede que algunos de ellos no deseen que su dirección sea conocida por terceras personas. Utilice para ello el campo CCO (copia oculta).

Muchas personas usan el “CCO” para hacer envíos múltiples pensando que hacen bien y cumplen con la una norma de privacidad. Incluso he leído muchos sitios donde aconsejan hacer envíos usando el “CCO”. GRAVE ERROR….  NO RECOMIENDO USAR el “CCO” para hacer envíos masivos. El hecho de poner múltiples destinatarios en CCO puede causa que nuestros envíos llegan a la carpeta de “no deseados” o simplemente no lleguen por considerarse spam.

Respete la privacidad de los mensajes y el destinatario.
No reenvie alegremente mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente. No abuse de nuevas funcionalidades como el “aviso de lectura”, o “aviso de entrega” (que no es lo mismo) su eficacia práctica es escasa y no todos los servidores de correo permiten la recepción de esas confirmaciones por considerarlas correo no deseado.

No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su permiso.

Cuidado con los archivos adjuntos.
Si tiene que enviar archivos adjuntos piense en el destinatario. Primero por el formato del archivo que está enviando (han de poder abrirlo), segundo por el tamaño de lo que se envía ya que un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar el buzón del destinatario. No se recomienda adjuntas más de 20 MB. Para archivos grandes es recomendable usar compresores o mejor aún enviar el enlace para su descarga vía web (FTP propio, Wetransfer, MediaFire, 4Shared, RapidShare, JustBeamIt, Fileserve, Dropbox, Box, ShareFile,…)

Evite las prisas.
Las prisas son malas consejeras. Antes de enviar cualquier mensaje es conveniente tomarse el tiempo necesario para releerlo. ver que no hay errores y que todo es correcto.

No haga envíos masivos sin usar LISTAS DE CORREO.