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Pensando en binario

20
JUN.
2015
 
 
 

Marketing y mensajes por email

Publicado por Javier Rodríguez | sábado, 20 de junio de 2015 a las 17:39 h.
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Independiente de la escasez en la “netiqueta”, por mi trabajo me encuentro a diario con cantidad de ejemplo de mal uso del correo electrónico. Esto me ha empujado a utilizar el espacio de mi blog en salamancartv.com para dar algunos consejos.

Si alguien está interesado en saber más sobre las “reglas de etiqueta” a la hora de usar el correo electrónico puede informarse leyendo las incumbencias y reglas de la netiqueta según Wikipedia en el siguiente enlace: http://es.wikipedia.org/wiki/Netiqueta

En esta nueva colección de post que iré presentando las próximas semanas, mi intención es centrarme en el mal uso que se hace del correo electrónico, no desde el punto de vista de la cortesía, sino  más bien desde el punto de vista del uso del correo electrónico en diferentes sentidos:

- Consejos para la creación de nuestros mensajes.
- Consejos de marketing por email.
- Consejos para evitar ser filtrados como spammers: (Usuario y Proveedor)

 

Consejos para la creación de los mensajes

Utilice un asunto específico que no parezca un spam:
Describa el asunto de su correo electrónico. Sea Concreto, directo y por supuesto, nunca deje el mensaje en blanco. Esto es particularmente importante para el destinatario del mensaje. Si el asunto del mensaje es claro, será mucho más fácil para el destinatario decidir cuáles son más importantes y cuáles no cuando lea todos los correos electrónicos recibidos. Se puede hacer una distinción entre el asunto general, normalmente ubicado entre paréntesis (como el nombre del proyecto) y un resumen corto del mensaje, por ejemplo: [Proyecto X] Reunión el 13 de mayo.

Evite usar TODAS LETRAS MAYÚSCULAS e interjecciones (!!!):
Particularmente importante no escribir el asunto exclusivamente en letras mayúsculas. Cada vez los antispam son más "inteligentes" y analizan no solo los aspectos gramaticales del asunto y el cuerpo del mensaje sino que también son capaces de "interpretar" el contenido.

Usar texto simple y procurar no usar o minimizar el uso de HTML:
Es evidente que un mensaje usando HTML puede ser más impactante pero si queremos optimizar el alcance de nuestro envío masivo o newsletter es preferible el uso de textl sin HTML.

Evitar el uso de "fordwards":
Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su emisor y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde. En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie. Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto. No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un desarrollador web a su cliente puede ser: Asunto: Presupuesto web. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre los extras. La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Presupuesto web y extras. Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su carpeta de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Cuidar la redacción y la ortografía:
Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara. Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras. Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse. Con el uso masivo de teléfonos móviles y ‘smartphones’, la gente tiende a escribir en todos los formatos como si le cobrasen por letra. Un e-mail no es un SMS.

Es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por nuestra ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes. Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Uso adecuado del "Para", "CC" y "CCO":
No es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa innecesariamente los recursos de la red y de su servidor de internet.

Muchas personas usan el “CCO” para hacer envíos múltiples pensando que hacen bien y cumplen con la una norma de privacidad. Incluso he leído muchos sitios donde aconsejan hacer envíos usando el “CCO”. GRAVE ERROR….  NO RECOMIENDO USAR el “CCO” para hacer envíos masivos. El hecho de poner múltiples destinatarios en CCO puede causa que nuestros envíos llegan a la carpeta de “no deseados” o simplemente no lleguen por considerarse spam.

Respetar la privacidad de los mensajes y los destinatarios:
No reenvie alegremente mensajes destinados a usted sin el permiso del remitente. No abuse de nuevas funcionalidades como el “aviso de lectura”, o “aviso de entrega” (que no es lo mismo) su eficacia práctica es escasa y no todos los servidores de correo permiten la recepción de esas confirmaciones por considerarlas correo no deseado.

No divulgue la dirección de una persona a terceros sin su permiso.

Cuidado con lo archivos adjuntos:
Si tiene que enviar archivos adjuntos piense en el destinatario. Primero por el formato del archivo que está enviando (han de poder abrirlo), segundo por el tamaño de lo que se envía ya que un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar el buzón del destinatario. No se recomienda adjuntas más de 20 MB. Para archivos grandes es recomendable usar compresores o mejor aún enviar el enlace para su descarga vía web (FTP propio, Wetransfer, MediaFire, 4Shared, RapidShare, JustBeamIt, Fileserve, Dropbox, Box, ShareFile,…).

Evitar las prisas:
Las prisas son malas consejeras. Antes de enviar cualquier mensaje es conveniente tomarse el tiempo necesario para releerlo. ver que no hay errores y que todo es correcto. 

 

Sugerencias generales para marketing por Email

Consolidar los datos del destinatario:
Imagine la siguiente situación: un cliente se registra en su tienda online. Al cabo de unos instantes recibe un correo electrónico de la marca en el que le dan bienvenida. 30 minutos más tarde, recibe otro mensaje desde nuestra firma. Molesto por el mensaje duplicado, opta por no recibir futuros correos electrónicos que procedan de cualquiera de nuestras direcciones. Puede bloquear nuestro buzón o todo nuestro dominio.

Acabamos de perder un suscriptor.

La falta de organización, los automatismos mal definidos o el abuso de comunicación con nuestros suscriptores puede causar la pérdida de los mismos.

Es importante disponer de un sistema centralizado de comunicación con nuestros clientes o suscriptores de manera que tengamos una única base de datos para el control de los envíos o notificaciones y evitar así duplicidad de mensajes. Si además disponemos de datos que nos permiten definir el perfil de cada suscriptor, podemos conseguir que nuestros boletines, campañas o notificaciones se distribuyan de manera que resulte pertinente y personal para cada suscriptor.

Tener en cuenta el concepto multipantalla:
Ya sabemos que casi la mitad de los correos electrónicos se leen desde dispositivos móviles y por eso deberíamos asegurarnos de que nuestros mensajes se leen adecuadamente en una pantalla pequeña. Del mismo modo en que la mayoría de las páginas están optando por ofrecer un diseño responsivo y dar una solución adecuada a cada visitante de la web, los mensajes de correo electrónico deberían realzarse pensando en los diferentes dispositivos que pueden usar nuestros destinatarios.

Ser proactivos:
El hecho de recurrir a envíos masivos a todos nuestros contactos daña la relación con el cliente porque no se le tiene en cuenta. Solo se están teniendo en cuenta las necesidades propias y si por cualquiera que sea el motivo hemos decidido hacer un envío publicitario o comercial sin tener en cuenta ningún criterio de selección de los destinatarios, hemos de esperar un escaso éxito en nuestra campaña.

No hacer envios masivos directamente. Usar Listas, Sitios web o Aplicaciones específicas:
El hecho de recurrir a envíos masivos a todos nuestros contactos daña la relación con el cliente porque no se le tiene en cuenta. Solo se están teniendo en cuenta las necesidades propias y si por cualquiera que sea el motivo hemos decidido hacer un envío publicitario o comercial sin tener en cuenta ningún criterio de selección de los destinatarios, hemos de esperar un escaso éxito en nuestra campaña.

En primer lugar en necesario cumplir con la LOPD y que tengamos la autorización para hacer envíos desde nuestra marca a cada destinatario.

En segundo lugar sería muy conveniente que dichos envíos se realizasen siguiendo criterios de selección de los destinatarios de modo que resulten oportunos. La belleza de la tecnología reside en el grado de individualización que puede alcanzar el marketing.

 

Consejos para evitar ser filtrados como spammers (usuario)

Los usuarios de Internet están expuestos a frecuentes ataques de "spam" ( o mensajes de correo electrónico no deseados o "correos basura"). Por eso, es necesario estar preparados y aprender a enfrentarlos.

La lucha contra el spam se puede ver desde dos puntos de vista diferentes.

Desde el punto de vista de un usuario que recibe mucho spam, las medidas son bastante evidentes y además de hacer un buen uso del correo electrónico, pasan por que nuestro proveedor de servicios tenga buenos filtros antispam. Me quiero centrar en el punto de vista de propietarios o administradores de un nombre de dominio que pretendemos que no sea usado para hacer spam por terceros.

NO HACER ENVÍOS MASIVOS sin la autorización de los destinatarios:
Si los destinatarios no han solicitado o autorizado la recepción de nuestros mensajes los pueden ir denunciando como spam y si en un mismo servidor se reciben varias “denuncias” acabarán por bloquear nuestros dominio o incluso nuestra IP del servidor de salida con lo que además estaremos perjudicando a otros dominios si es que tenemos un alojamiento compartido (no dedicado)

Hacer envíos de manera diferida y con las herramientas adecuadas:
Si tenemos que hacer envíos masivos procurar no hacerlo usando las cuentas de correo convencionales. Lo ideal es usar servicios especializados en el envío masivo que además nos permitirán obtener lecturas sobre nuestra campaña (número de envíos, número de lecturas, mensajes rebotados,..). También se pueden usar las “Listas de Correo” que suelen estar incluidas con casi todos los planes de alojamiento. Estas listas de correo permiten la administración de los envíos y los suscriptores.

Mantener purgadas las listas de distribución:
Si hacemos envíos masivos indiscriminados o hacemos envíos a listas de suscriptores que hemos obtenido de manera ilegal, es muy probable que muchas direcciones de correo destinatarias de nuestros mensajes no existan, estén mal escritas o tengan algún tipo de error. En ese caso es fundamental prestar especial atención a los “failure notice” o “Delivery subsystem” para conocer que direcciones presentan errores y eliminarlas de los destinatarios en la lista de correo. En caso de recibir varios rebotes de un mismo servidor también corremos el riesgo de ser incluidos en lista negra. Sobre todo si somos reiterativos.

 

Consejos para evitar ser filtrados como spammers (Proveedor)

Existen varias medidas para reducir las posibilidades de ser considerado spammer. Estas medidas las tiene que aplicar vuestro proveedor de hosting o el Departamento Informático de vuestra empresa en caso de que se trate de un hosting interno.

1.- Que la IP del servidor de envío de correo esté configurada como una entrada del tipo "REVERSE PTR" en el servidor DNS
Un reverse PTR sirve para verificar que la IP del servidor de correo que realiza el envío está incluido en el DNS del dominio que realiza el envío del correo (el From). Este punto es crítico. Es el más importante con diferencia. No tenerlo activado es la manera más fácil de ser considerado SPAM.

2.- Utlizar DKIM para firmar los correos enviados
DomainKeys Identified Mail (DKIM) es un mecanismo de autenticación de correo electrónico que permite asegurarse de que el dominio desde el cual se dice que se envía un correo (el From) es realmente el dominio desde el cual se ha enviado el correo (servidor de correo saliente). En la Wikipedia se explica con más detalle en qué consiste.

El mecanismo funciona mediante el sistema de criptografía de clave pública para permitir al origen firmar electrónicamente correos electrónicos legítimos de manera que puedan ser verificados por los destinatarios. No todos los sistemas destinatarios están preparados para comprobar el DKIM. Yahoo y Gmail y Controldedominios.com, por ejemplo, sí lo hacen.

DomainKeys es un sistema de autenticación de correo electrónico designado a verificar el dominio DNS de un emisor de correo electrónico y la integridad del mensaje. La especificación DomainKeys ha adoptado aspectos de identificación de correo Internet (Identified Internet Mail) para crear un protocolo mejorado llamado DomainKeys Identified Mail (DKIM).

3.- Activar el registro SPF
Te recomendamos que crees un registro de Marco de directivas de remitente (SPF, Sender Policy Framework) para tu dominio. Un registro SPF es un tipo de Registro de nombre de dominio (DNS, Domain Name Service) que identifica los servidores de correo que pueden enviar mensajes en nombre de tu dominio.

El objetivo de los registros SPF es evitar que los distribuidores de spam envíen mensajes con direcciones de remitente de tu dominio falsificadas. Los destinatarios pueden consultar el registro SPF para averiguar si un mensaje que parece proceder de tu dominio proviene de un servidor de correo autorizado.

Por ejemplo, supongamos que la dirección de tu dominio example.com utiliza controldedominios.com. Puedes crear un registro SPF que identifique los servidores de correo autorizados como servidores de correo para tu dominio. Cuando el servidor de correo de un destinatario reciba un mensaje de usuario@example.com, podrá comprobar el registro SPF de example.com para saber si el mensaje es legítimo. Si proviene de un servidor distinto de los servidores de correo autorizados que aparecen en el registro SPF, el servidor de correo del destinatario puede considerarlo spam y, por tanto, rechazarlo.

Si tu dominio no tiene ningún registro SPF, es posible que los dominios de algunos destinatarios rechacen los mensajes procedentes de tus usuarios porque no pueden comprobar que provengan de un servidor de correo autorizado.

Nota: Si ya dispones de un registro SPF, puedes modificarlo para autorizar un servidor de correo adicional. Ten en cuenta que no debes crear varios registros SPF, solo modificar el registro existente. No es recomendable disponer de varios registros SPF, ya que esto ocasionaría problemas con la autorización. Consulta Creación de registros SPF para obtener más información.

 

 
 
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